Erste Schritte bei der Einführung von EMAS

Nachdem sich die Behördenleitung dazu entschieden hat, EMAS einzuführen, erfolgt die Ernennung eines Umweltmanagementbeauftragten (UMB). Dieser ist der Hauptansprechpartner für die Einführung von EMAS und ist meist mit dem größten Zeitbudget in den Prozess eingebunden. Er koordiniert den gesamten Einführungsprozess in der Behörde und „hält die Fäden in der Hand“. Er ist der Leitung unterstellt und kann direkt an diese berichten. Er ist auch für die Aufrechterhaltung des Umweltmanagementsystems verantwortlich.

Gerade in der Einführungsphase ist es wichtig, dass der UMB für seine Aufgaben freigestellt wird und ihm im Einführungsprozess genügend zeitliche Ressourcen für seine neuen Aufgaben zur Verfügung stehen. Der Zeitaufwand des UMBs hängt auch davon ab, wie intensiv er vom Umweltteam und von den Fachabteilungen bei den anfallenden Aufgaben unterstützt wird. Stehen ihm nicht ausreichend zeitliche Ressourcen zur Verfügung, führt dies oft zu zeitlichen Verzögerungen und der ursprüngliche Zeitplan kann nicht beibehalten werden.

In folgender Abbildung wird der erwartete personelle Aufwand (oben) mit dem realen Aufwand (unten) vom Entschluss zur EMAS-Einführung bis zur Zertifizierung verglichen.

Balkendiagramm zum erwarteten Aufwand für die EMAS-Einführung: 45 Prozent gehen von 1-6 Personenmonaten aus, 21 Prozent von 7-12 Personenmonaten und 15 Prozent von 13-18 Monaten.
Balkendiagramm zum tatsächlichen Aufwand der EMAS-Einführung: 17 Prozent schaffen die EMAS-Einführung in einem halben Jahr, 35 Prozent aller Behörden brauchen 7-12 Monate und 32 Prozent 13 bis 24 Monate.
Gegenüberstellung von erwartetem (oben) und realem (unten) Zeitaufwand in Personenmonaten von Beschluss bis Einführung von EMAS. (Quelle: Umweltbundesamt, EMAS in Deutschland, Evaluierung 2012)

Zur Unterstützung des UMB wird ein Projektteam gebildet, das meist als Umweltteam bezeichnet wird. Im Umweltteam sollten Bedienstete aus allen Abteilungen vertreten sein, die als Multiplikatoren dienen und gemeinsam die umweltrelevanten Themen aus allen Abteilungen erarbeiten und somit umfassenden Input für den Prozess liefern. Das Team kann sich während des Prozesses auch noch vergrößern oder es können sich einzelne Arbeitsgemeinschaften zusätzlich bilden. Um verbindliche Entscheidungen treffen zu können, sollte auch ein Vertreter der Behördenleitung ins Umweltteam eingebunden sein. Das Umweltteam trifft sich in regelmäßigen Abständen und tauscht sich über den Stand von EMAS aus.

Zur Information der Bediensteten über die Einführung des Umweltmanagementsystems sollte eine Auftakt- oder Informationsveranstaltung durchgeführt werden. Dies kann zur Akzeptanz und auch zur Beteiligung, zum Beispiel in Form von Verbesserungsvorschlägen, beitragen.

Im nächsten Schritt wird die "grüne Inventur" vorbereitet.

Checkliste

  • Ist die Verfügbarkeit der benötigten personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen für das UMS in der Behörde eingeplant und sichergestellt?
  • Sind Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Befugnisse festgelegt, dokumentiert und kommuniziert?
  • Hat das oberste Führungsgremium einen Umweltmanagementbeauftragten bestellt?
  • Wurde ein Umweltteam gebildet und ist ein Vertreter der Behördenleitung, sowie ein Bediensteter aus jeder Abteilung Teil des Teams?
Tabelle zum Ablauf der EMAS-Einführung im Ministerium

Umweltbundesamt (2013): EMAS in Deutschland. Evaluierung 2012.

Musterformulare zur Verwendung in Ihrer Behörde

Projektplan (als Excel-Tabelle) (57.9 kB)

Stellenbeschreibung Umweltmanagement-Beauftragter (29.2 kB)

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