Validierung und Registrierung

Die Validierung ist die Begutachtung des Umweltmanagementsystems und die Gültigkeitserklärung der Umwelterklärung durch einen Umweltgutachter. Im Rahmen der Validierung wird die Einhaltung der Anforderungen der EMAS-Verordnung (insb. Umweltprüfung, Umweltmanagementsystem, Umweltbetriebsprüfung und Umwelterklärung), die Richtigkeit der Daten und Informationen in der Umwelterklärung und die Einhaltung der Rechtsvorschriften geprüft.

Im Rahmen der Validierung führt der Umweltgutachter in der Regel folgende Maßnahmen durch:

  • Interview mit der Behördenleitung und Verantwortlichen bezüglich der Verfahren, Ergebnisse der Prüfung, Bewertung der Umweltaspekte, des Umweltprogramms, der Zuständigkeiten etc.
  • Behördenrundgang zur Überprüfung umweltrelevanter Regelungen, der Rechtskonformität sowie der Umsetzung der Anforderungen des Managementsystems
  • Prüfung der Umweltmanagementdokumentation
  • Prüfung der Umwelterklärung

Wichtiger Hinweis: Im selben Verfahrensschritt können die Umweltgutachter auch die ISO 14001-Konformität bestätigen, so dass eine separate Überprüfung für eine ISO-14001-Zertifizierung entbehrlich ist.

Nach einer erfolgreichen Validierung stellt die Behörde bei der Registerstelle der zuständigen IHK (in Thüringen zentral die IHK zu Ostthüringen in Gera) einen Antrag auf Eintragung ins EMAS-Verzeichnis. Der Antrag umfasst:

  • die vom Umweltgutachter validierte Umwelterklärung,
  • die Erklärung des Umweltgutachters (siehe Anhang VII der EMAS-Verordnung),
  • das Formular mit den für die Registrierung erforderlichen Angaben (siehe Anhang VI der EMAS-Verordnung),
  • gegebenenfalls Nachweise über die Zahlung der fälligen Gebühren.

Vor der Registrierung wird eine sog. Regelabfrage durchgeführt. Voraussetzung für EMAS ist die Einhaltung aller rechtlichen Vorgaben. Dazu werden bei den zuständigen Umweltbehörden aktuelle Verstöße gegen geltende Umweltrechtsvorschriften abgefragt, die eine Registrierung verhindern.

Die Registrierung erfolgt durch die Vergabe einer Registriernummer und die Eintragung ins nationale (www.emas-register.de) sowie ins internationale EMAS-Register (www.emas-register.eu). Ab diesem Zeitpunkt kann das EMAS-Logo mit der Eintragsnummer der Behörde bspw. im Briefkopf oder auf Hinweisschildern geführt werden. Zudem kann das Logo zur Außendarstellung bei einem kurzen „Umweltportrait“ der Behörde genutzt werden.

Zwei Männer schütteln sich die Hand, einer hält eine Dokumentenmappe mit Urkunde
Reimund Lehmann (l.), Vizepräsident der Industrie- und Handelskammer Erfurt, überreicht dem Umweltminister die offizielle EMAS-Registrierungsurkunde. Foto: Nachhaltigkeitsabkommen Thüringen.

Registrierte Organisationen müssen alle drei Jahre eine konsolidierte Umwelterklärung erstellen und diese von einem Umweltgutachter validieren lassen. In den Zwischenjahren reicht eine validierte aktualisierte Umwelterklärung. Die aktualisierte Umwelterklärung hat einen geringeren Umfang als die konsolidierte Umwelterklärung. In den Zwischenjahren werden durch den Umweltgutachter sog. Überwachungsaudits vor Ort durchgeführt. Beim Überwachungsaudit werden die aktualisierten Umwelterklärungen validiert.

Kleine Organisationen können Erleichterungen in Anspruch nehmen und einen Vier-Jahres-Zyklus beantragen. Bei ihnen sind anstatt alle drei Jahre nur alle vier Jahre validierte konsolidierte Umwelterklärungen zu erstellen, in den Zwischenjahren reicht auch hier die aktualisierte Umwelterklärung. Die aktualisierte Umwelterklärung wird bei kleinen Organisationen nur im 2. Zwischenjahr im Rahmen eines Überwachungsaudits vom Gutachter validiert, im 1. und 3. Zwischenjahr wird die aktualisierte Umwelterklärung nicht vom Gutachter geprüft, sondern ohne Validierung direkt an die Registerstelle geschickt.

Checkliste

  • Wurde geprüft, ob die Behörde in die Kategorie der kleinen Organisationen fällt?
  • Haben kleine Organisationen einen Antrag auf Verlängerung des Begutachtungs- und Validierungsintervalls der Umwelterklärung bei der zuständigen IHK beantragt und zuvor eine entsprechende Bestätigung beim Umweltgutachter eingeholt?
  • Wird bei kleinen Organisationen die regelmäßige Begutachtung durch einen Umweltgutachter im Abstand von vier Jahren für das gesamte System und im Abstand von zwei Jahren für die aktualisierte Umwelterklärung durchgeführt?
  • Wird bei Organisationen, die nicht zu den kleinen Organisationen zählen, alle drei Jahre das gesamte System inkl. konsolidierter Umwelterklärung begutachtet und werden in den Zwischenjahren jährliche Überwachungsaudits zur Validierung der aktualisierten Umwelterklärung durchgeführt?
  • Wird die jährlich fortgeschriebene Umwelterklärung mit den jeweils erforderlichen Bestätigungen und Formularen der Registrierungsstelle übermittelt?
EMAS-Schuild an einem Gebäude, daneben ein lachender Mann.
Ein Schild am Haupteingang kündet von der EMAS-Einführung im Thüringer Umweltministerium. Foto: Nachhaltigkeitsabkommen Thüringen.

Leitfaden zur Verwendung des EMAS-Logo

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