Dokumentation: Das Umwelthandbuch

Zur Dokumentation der umweltrelevanten Abläufe und Prozesse empfiehlt sich die Erstellung eines Umwelthandbuches. Das Umwelthandbuch ist das „Herzstück“ des Umweltmanagementsystems und dient der langfristigen Verankerung und Ausweisung der umweltrelevanten Abläufe und Verantwortlichkeiten in der Behörde. Im Handbuch werden alle umweltrelevanten Regelungen und Prozesse beschrieben.

Zwecke des Umwelthandbuchs:

  • Es ermöglicht den Bediensteten der Behörde einen schnellen Zugriff auf alle Festlegungen zu umweltbezogenen Pflichten, Aufgaben und Verfahrenshinweisen.
  • Es dient als Maßstab für die interne und externe Funktionsprüfung der Abläufe zum internen Umweltschutz.

Für die Erstellung des Umwelthandbuchs kann auf bereits vorhandene Strukturen und Dokumente, wie beispielsweise Regelung der Geschäftsordnung und des Geschäftsverteilungsplans, zurückgegriffen werden. Die für Organisationsfragen zuständige Stelle kann und sollte bei der Erstellung des Umwelthandbuches beteiligt sein, ebenso der Personalrat.

Zusätzlich zum Handbuch sind ergänzende Unterlagen erforderlich, die zum Teil schon vorliegen sollten, andere sind im Rahmen des Einführungsprozesses zu erstellen. Es sind Regelungen zu treffen, wer für die Pflege und Lenkung der Dokumente zuständig ist. Meist verwaltet der UMB die Dokumente und sorgt für ihre Aktualität. Zwecks Übersichtlichkeit sollte stets nur die jeweils aktuellste Fassung allen Bediensteten zur Verfügung stehen.

Checkliste

  • Liegt eine aktuelle Dokumentation der umweltrelevanten Prozesse und Verantwortlichkeiten vor, z.B. durch ein Umwelthandbuch?
  • Wurden Regelungen getroffen, wer für die Lenkung der Dokumente zuständig ist?
  • Werden die Dokumente in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität überprüft?
  • Wo und wie erfolgt die Ablage der Dokumente?
  • Sind die Dokumente für die Bediensteten jederzeit einsehbar?

Beispiele

Auszug aus der Liste der mitgeltenden Unterlagen des TMLFUN (122.4 kB)

Umweltmanagementhandbuch des Technischen Hilfswerks

Musterdokument zur Verwendung in Ihrer Behörde

Umweltmanagementhandbuch (352.8 kB)

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