Tagungsprogramm der 18. Tagung des AK AUdS 2014 in Weimar

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Aktuelle Berichte aus Projekten

IANUS: Archivierung von digitalen Forschungsdaten in den Altertumswissenschaften
Dr. Felix Schäfer, Deutsches Archäologisches Institut

Abstract

Digitale Forschungsdaten sollen entsprechend der guten wissenschaftlichen Praxis für längere Zeiträume aufbewahrt werden, damit sie auch in Zukunft nachgenutzt werden können. Dieser Anforderung stehen – vor allem im Bereich der Archäologie und Altertumswissenschaften in Deutschland – zurzeit die schlechte Zugänglichkeit, die Verteilung auf unterschiedliche Institutionen und die methodisch-technische Heterogenität der Daten entgegen. Um dem bevorstehenden Verlust von einmaligen, nicht-reproduzierbaren und meist nicht-publizierten Daten vorzubeugen und ihre Informationen der Wissenschaft zugänglich zu machen, ist ein disziplinenspezifisches Zentrum für Forschungsdaten notwendig.

Da in Deutschland bislang eine zentrale auf die Archäologien und Altertumswissenschaften spezialisierte Adresse fehlt, wird mit „IANUS. Forschungsdatenzentrum für Archäologie und Altertumswissenschaften“ eine Daten- und Serviceinfrastruktur aufgebaut, die über die Grenzen von Bundesländern, Institutionen und Projektlaufzeiten hinweg IT-Dienstleistungen anbietet. Zentrales Anliegen ist es, digitale Daten gemäß dem OAIS-Standard langfristig zu sammeln, zu beschreiben, zu katalogisieren, zu migrieren und zu archivieren. Je nach rechtlichen und finanziellen Rahmenbedingungen der Datenproduzenten werden die Dateien online zur Nachnutzung bereitgestellt. Auf diese Weise wird die Nachprüfbarkeit von Ergebnissen erleichtert, eine langfristige Nachnutzung von existierenden Daten ermöglicht und der Austausch von Fachinhalten verbessert.

In dem Vortrag werden erste Überlegungen zu den künftigen Archivierungsabläufen, benötigten Systemen, geeigneten Dateiformaten und notwendigen Metadaten-Standards vorgestellt. Diese beruhen auf Vor-Ort-Begehungen und Expertengesprächen mit Kollegen vergleichbarer Einrichtungen (GESIS, PANGAEA, DANS, ADS, etc.), auf einem Testbed, das mit der Softwaresuite des Digitalen Archives NRW durchgeführt wurde und einer Evaluierung verschiedener PID- Systeme.

Digitales Archiv Nord (DAN)
Nicole van de Kamp, Staatsarchiv Hamburg

Abstract

Die dauerhafte Verfügbarkeit digitaler Aufzeichnungen stellt eine der größten Herausforderungen für die Archive in Gegenwart und Zukunft dar. Sie ist wichtige Voraussetzung für Verwaltung, Wissenschaft und Forschung sowie Bürgerinnen und Bürger, um die grundgesetzlich geforderte Pflicht zur Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns auch langfristig zu erfüllen, Rechte zu wahren, neues Wissen zu schaffen und den Wissenschaftsprozess voranzutreiben.
Das Staatsarchiv Bremen, das Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg, das Landesarchiv Mecklenburg-Vorpommern, das Niedersächsische Landesarchiv und das Landesarchiv Schleswig-Holstein sind der Überzeugung, dass die Herausforderungen bei der Erhaltung digitaler Aufzeichnungen gemeinschaftlich bewältigt werden müssen. Sie sehen in einer länderübergreifenden Kooperation zur Erhaltung digitaler Aufzeichnungen ein Konzept, das modernen Organisations- und Wirtschaftlichkeitsgrundsätzen folgt.

Die fünf norddeutschen Bundesländer werden daher gemeinsam ein mandantenfähiges elektronisches Magazin von einem IT-Dienstleister betreiben lassen und ein gemeinsames Preservation Management ausüben. Die länderübergreifende Kooperation wie auch das elektronische Magazin tragen die Bezeichnung „Digitales Archiv Nord (DAN)“.

Die Kooperationspartner des Digitalen Archivs Nord werden sich als ein weiterer Entwicklungspartner an dem bisher aus den staatlichen Archivverwaltungen Baden-Württemberg, Bayern und Hessen bestehenden Entwicklungsverbund Digitales Magazin (DIMAG) beteiligen. Ein einheitliches und standardisiertes Vorgehen in einem großen Entwicklungsverbund sichert auch die Zukunftsfähigkeit des DAN.

Mit Aufnahme des Regelbetriebs zum 1. Januar 2016 werden die fünf Kooperationspartner des Digitalen Archivs Nord über eine leistungsfähige Infrastruktur zur medienbruchfreien, revisionssicheren und dauerhaften Archivierung digitaler Aufzeichnungen verfügen.

Der Vortrag wird skizzieren, wie es zu diesem Kooperationsprojekt gekommen ist, in welchen organisatorischen Strukturen gearbeitet wird, wo das Projekt aktuell steht, welches die nächsten Schritte sind und wo die Kooperationspartner langfristig hin wollen.

Einführung der digitalen Archivierung im Freistaat Thüringen
Jörg Filthaut, Thüringisches Hauptstaatsarchiv Weimar

Abstract

In dem seit Sommer 2012 laufenden Projekt „Digitales Magazin des Freistaats Thüringen“ mit dem Auftrag, die revisionssichere Archivierung genuin elektronischer Unterlagen der Behörden und Gerichte Thüringens zu gewährleisten, wurde Ende 2013 ein europaweites Vergabeverfahren zur Beschaffung einer Systemsoftware erfolgreich abgeschlossen.

Der Projektbericht resümiert den bisherigen Verlauf sowie die Projektergebnisse und gibt einen Ausblick auf die Vorhaben in 2014 und 2015.

Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes. Konzeption und aktueller Stand der Umsetzung
Michael Ucharim, Bundesarchiv

Abstract

Das Bundesarchiv verfügt seit nahezu fünf Jahrzehnten über ausgezeichnete Erfahrungen mit dem Institut des Zwischenarchivs. Die Zwischenarchive in Bonn-St. Augustin-Hangelar, Berlin-Hoppegarten und Freiburg sind ein unverzichtbarer Bestandteil der papiernen Schriftgutübernahme geworden und können damit zu Recht als Erfolgsgeschichte betrachtet werden. Diese Erfolgsgeschichte lässt sich auch in der digitalen Welt fortschreiben. Denn gerade nach dem Inkrafttreten des E-Government-Gesetzes im August 2013 stehen alle Bundesbehörden vor der Herausforderung, elektronische Akten zu führen und diese für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen rechtssicher zu speichern. An dieser Stelle bietet es sich im Rahmen der IT-Konsolidierung des Bundes an, ein Digitales Zwischenarchiv des Bundes bei einem der fünf Dienstleistungszentren IT des Bundes anzusiedeln, das die revisionssichere Speicherung zentral für die gesamte Bundesverwaltung übernimmt. Auf diese Weise entstehen vielfache Vorteile für beide Seiten, da die Bundesbehörden finanziell, technisch und organisatorisch entlastet werden und das Bundesarchiv die flüchtigen digitalen Daten sicher übernehmen kann. Als Grundlage für das Digitale Zwischenarchiv des Bundes dient der Standard TR-ESOR des Bundesamtes für die Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Dieser definiert die Anforderungen an einen beweissicheren Langzeitspeicher und schreibt ein spezielles XML-Schema für die Primär- und Metadaten der digitalen Objekte vor. Das Digitale Zwischenarchiv des Bundes besteht demnach aus einer Ingest/Access- Schnittstelle, einer Sicherheitsschicht und einem Speicherbereich selbst, die zusammen die Integrität und Authentizität der digitalen Objekte gewährleisten. Hervorzuheben ist dabei die Ingest/Access-Schnittstelle, da über sie sowohl die Behörden als auch das Bundesarchiv alle Funktionen aufrufen können, die für die Bedienung des Digitalen Zwischenarchivs nötig sind. Nach dem derzeitigen Stand der Planungen soll das Digitale Zwischenarchiv des Bundes im Frühjahr 2014 als Pilotprojekt starten und ab dem Frühjahr 2015 produktiv gehen.

Digital Preservation Management im Bundesarchiv. Aktueller Stand
Dr. Sina Westphal, Bundesarchiv

Abstract

Bestandshalterische Maßnahmen sind angesichts der vielfältigen Gefährdungen durch innere und äußere Faktoren zur dauerhaften Erhaltung von analogem und digitalem Archivgut unerlässlich. Während die „traditionelle“ Bestandserhaltung auf einen großen Erfahrungsschatz und bewährte Methoden zurückgreifen kann, ist die Bestandserhaltung digitaler Daten aufgrund des geringeren Erfahrungsschatzes, aber vor allem aufgrund der sich regelmäßig wandelnden technischen Grundlagen in beständiger Anpassung begriffen. Vor diesem Hintergrund steigt die Bedeutung der Pflege relevanter Informationen sowie der systematischen Überwachung aller Prozesse im Digitalen Archiv. Zu diesem Zweck nutzt das Bundesarchiv das Tool DPM (Digital Preservation Management).

Derzeit können mit Hilfe des Tools Informationen zur Bestandserhaltung über entsprechende Reiter gepflegt werden. Der Reiter Bestandserhaltung enthält Masken zum Status Quo, zum Monitoring, zur Planung, zur Umsetzung sowie zur Historie. Gewisse, eher statische, Informationen (z. B. Kundenkontakte) können bei Bedarf auch nur über den Status Quo gepflegt werden. Ferner ist es möglich, Dokumente (z. B. Spezifikationen oder aktuelle Handbücher) und Links (z. B. zu Pronom, google alerts) einzubetten. Werden aus dem Status Quo heraus Prozesse angestoßen, entsteht ein „Bestandserhaltungskreislauf“, in welchem ein Thema (z. B. eingesetzte Tools, archivfähige digitale Objekttypen, konvertierbare Formate) alle Phasen des Prozesses (Monitoring, Planung, Umsetzung, Historisierung) durchläuft, um wieder in aktualisierter Form im Status Quo zu münden. Als nächster Schritt ist der Ausbau des Tools in Hinblick auf die Migration geplant.

Das DPM wird zwar bereits in der täglichen Arbeit des Digitalen Archivs eingesetzt, ist aber zugleich noch in der Entwicklung begriffen. Wir befinden uns damit in einem Stadium, in dem wir ganz besonders von Anregungen und kritischen Fragen profitieren.

 

Bewertung und Übernahme in der Praxis

Ein integriertes, digitales Bewertungsmodell am Beispiel eines Vorgangsbearbeitungssystems
Christoph Ferle, Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation

Abstract

Einleitung
Die Bewertung stellt weiterhin eine der Kernaufgaben des Archivars. Verschiedene Beiträge haben in der Vergangenheit gezeigt, wie diese Aufgabe in der digitalen Welt realisiert werden kann.

Dem Betrachter fällt dabei auf, dass die bislang vorgestellten Ansätze zwar funktionieren, jedoch entweder die Möglichkeiten der Informationstechnologie nur in Ansätzen nutzen und sich sehr stark an ihren analogen Gegenstücken orientieren oder aber eben punktuell bleiben und noch keine Integration in ein größeres Modell nutzen. In diesem Paper soll daher eine Methode skizziert werden, welche die Fähigkeiten der digitalen Welt vollumfassend einsetzt und so auch das Feld der Bewertung in das digitale Zeitalter überführen kann.

Es geht dabei nicht darum, den Vorgang der Bewertung zu automatisieren! Vielmehr ist das Ziel, ein Entscheidungsunterstützungssystem aufzubauen, welches dem Archivar ein deutlich tiefergehende Bewertung ermöglicht als dies aktuell unter den bekannten Rahmenbedingungen möglich ist.

Die Methode wird entlang eines klaren Vorgehensmodells aufgebaut und in den kommenden Monaten in einem Archiv in Baden-Württemberg umgesetzt werden. Von Seiten des Autors besteht ein großes Interesse daran, andere Archive in die Weiterentwicklung zu integrieren, etwa um einen Standard aufzubauen, an den sich zukünftige Systeme anschließen können.

Ansatz
Als Anwendungsfall soll zunächst ein Vorgangsbearbeitungssystem (analog DMS, Dokumentenmanagementsysteme) dienen. Diese sind zum einen in der Verwaltung gängige Praxis, zum anderen gibt es hierzu eine Reihe von Standards, auf denen aufgebaut werden kann.

Im DMS sind pro Objekt je nach Ausbaustufe üblicherweise eine Reihe von Metainformationen vorhanden: Etwa die Einordnung im Aktenplan, die Beziehungen zu anderen Akten, insbesondere die zugeordnete Prozesse bzw. Vorgänge, Zugriffsmuster, beteiligte Personen, Dokumentenarten, der Inhalt der Dokumente, zugehörige Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte sowie (teilweise) auch die Einschätzung von Mitarbeitenden zur Archivwürdigkeit. Diese Informationen sind teilweise pro Schriftstück vorhanden und müssen zur Bewertung von einzelnen Akten (synonym zu sonstigen Containern, etwa Teilakten) erst aggregiert werden. Auf Basis dieser Informationen kann der Archivar seine Tätigkeit wie gewohnt ausführen. Letztendlich handelt es sich hierbei jedoch nur um die Übertragung der gewohnten Bewertungstätigkeit in die digitale Welt.

Es soll daher ein Weg aufgezeigt werden, wie zukünftig durch den Einsatz eines Regelwerkes („Expertensystem“) der Vorgang der Bewertung durch ein IT-System unterstützt werden kann. Hierzu werden Regeln zur Bewertung elektronischer Akten digital hinterlegt. Gemeinsam können diese automatisch eine „Wahrscheinlichkeit der Archivwürdigkeit“ berechnen. Dem Archivar wird anschließend dieser Wert angezeigt, um ihn in seiner Arbeit zu unterstützen und etwa den Fokus auf die unklaren Fälle legen zu können. Bei vollständiger Umsetzung eines solchen Systems wäre es für Archive möglich, auf das Thema „Massenakten“ mit einer adäquaten Antwort zu reagieren, wie sie so ähnlich bereits in anderen Bereichen zur Verarbeitung von Massenfällen eingesetzt wird.

Modellbildung
Wie beschrieben, soll dieser Bewertungsvorschlag auf Basis von Regeln erstellt werden, die wiederum auf Datenbanken arbeiten, in denen das zugrundeliegende Wissen für diese Regeln gesammelt wird. Grundlage dafür ist zunächst der Aufbau eines informationstheoretischen Modells, in welchem die unterschiedlichen Wissensquellen für das Regelwerk erfasst, zueinander in Beziehung gesetzt und schlussendlich harmonisiert werden („Integration“).

Danach muss über einfache Abbildungsregeln das konkrete Vorgangsbearbeitungssystem in das Modell integriert werden, also etwa „Wert author entspricht dem Modelltyp Bearbeiter“.

Im Anschluss können dann auf Basis dieser Wissensquellen Regeln definiert werden. So etwa:

  • Akten, die Dokumente enthalten, deren Betreff Schlagwörter aus Wissensquelle A beinhaltet, werden in ihrer Archivwürdigkeit um Faktor X hochgestuft.
  • Akten, die in den Vorgängen aus Wissensquelle D beteiligt waren, werden in ihrer Archivwürdigkeit um Faktor Y heruntergestuft.
  • Akten eines Typs aus Wissensquelle C (etwa „Personalakten“) UND die einen Namen enthalten, der in Wissensquelle B gelistet ist, sind immer archivwürdig.

Auch wenn der initiale Aufwand zum Aufbau eines solchen Modells höher liegt, so lässt sich die anfallende Arbeit dadurch deutlich beschleunigen. Wenn diese Arbeit einmal für ein konkretes Vorgangsbearbeitungssystem erledigt wurde, lässt sich das erstellte Modell zudem auch für zukünftige Vorgangsbearbeitungssysteme nutzen und erweitern. Die einmal anfallende Arbeit kann also weiterverwendet werden.

Das definierte Modell erlaubt schlussendlich auch eine Standardisierung, Übertragbarkeit und Weiterentwicklung des Bewertungsvorgehens innerhalb der Archivlandschaft. Auch die einheitliche Bereitstellung der Wissensquellen oder gar der gesamten Wissensdatenbank über eine Internetplattform wäre denkbar. Dies würde es auch kleineren Archiven ermöglichen, an der Bewertungsarbeit von Archiven mit mehr Kapazität zu partizipieren.

Aussonderung nach DOMEA: Ergebnisbericht zur Testphase im DMS VISkompakt
Konrad Meckel, Thüringisches Hauptstaatsarchiv Weimar

Abstract

In dem nunmehr seit fast zwei Jahren andauernden Projekt ‚Digitales Magazin für den Freistaat Thüringen‘ ist ein umfangreiches Konzept entstanden, das sämtliche Prozessschritte von der Aussonderung bis zur Archivierung beschreibt. Im Rahmen der Konzeption der Systemprozesse und der Planung von erforderlichen Schnittstellen war es erforderlich, das Aussonderungsverfahren des im Freistaat Thüringen hauptsächlich eingesetzten DMS VISkompakt der Fa. PDV Systeme zu analysieren. Hierfür wurde durch das Thüringische Landesrechenzentrum eine Teststellung in VISkompakt 4.9 zur Verfügung gestellt, in welcher das Projektteam die Funktionalitäten des DOMEA-zertifizierten Systems über mehrere Monate testen konnte. Der Vortrag wird die Aussonderungsworkflows von VISkompakt und Probleme der Aussonderung, die während der Tests aufgetreten sind, aus Sicht des Archivs beispielhaft vorstellen.

DMS/VBS – von der Einführungsbegleitung zur Daueraufgab - ein kurzer Impuls
Dr. Christoph Popp, Stadtarchiv Mannheim

Abstract

Die archivische Fachwelt hat die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen oder besser gesagt: von Vorgangs-Bearbeitungs-Systemen als Schlüsselelement für die Entstehung, Nutzung und spätere Übernahme von aussagekräftigen Verwaltungsunterlagen von Anfang an begleitet. Beiträge liegen vor zur Konzeption (DOMEA bzw. EVA), zur Einführung von DMS-Systemen in der Verwaltung sowie zu den Aussonderungskonzepten für die Übernahme in ein digitales Langzeitarchiv.

Vor dem Hintergrund langjähriger Erfahrungen bei der Einführung von DMS-Systemen in Verwaltung und Wirtschaft soll ein bislang vernachlässigter Aspekt herausgearbeitet werden: Mit der Einführung eines DMS ist die Arbeit für das zuständige Archiv noch lange nicht abgeschlossen, im Gegenteil: Gerade bei DMS-Systemen ist die Betreuung eine Daueraufgabe, die damit auch zeitliche Kapazitäten bindet. Kein DMS wird in der Verwaltung exakt so genutzt, wie es das Einführungskonzept vorsieht – und das ist auch verständlich, gefährlich und richtig zugleich. Die ständige Weiterentwicklung, technisch wie organisatorisch und die permanente aufmerksame Begleitung der Verwaltungsarbeit sind unabdingbar, wenn revisionssichere und archivwürdige Unterlagen entstehen sollen. Die ab und zu geringgeschätzte Vorfeldarbeit bei der Schriftgutverwaltung erweist sich als conditio sine qua non für das Archivgut der Zukunft.

„Arme Nachlassverwalter…“ – Herausforderungen, Erkenntnisse und Lösungsansätze bei der Aufbereitung komplexer digitaler Datensammlungen
Jürgen Enge, Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim
Heinz Werner Kramski, Deutsches Literaturarchiv Marbach

Abstract

Der Beitrag stellt die wachsenden Herausforderungen dar, mit denen Archive bei der Übernahme komplexer unstrukturierter Datensammlungen, wie z. B. Nachlässen, konfrontiert sind.

Nach einer kurzen Einleitung in die Problematik werden im Rückblick auf eine Dekade digitaler Datenzugänge des Deutschen Literaturarchivs Marbach (DLA) die Übernahme und Vereinnahmung Datenträger-basierter Datensammlungen vorgestellt.

Während die Handhabung von Disketten in der Archiv-Vorstufe aufgrund der relativ überschaubaren Datenmenge und Speicherstruktur noch teilweise »händisch« erfolgen kann, wächst die Herausforderung bei Datensammlungen, die ganze Festplatten oder Computersysteme umfassen. Auf ihnen sind neben inhaltlich relevanten Daten der Autorinnen oder Autoren auch Fremddaten abgelegt, die aus Korrespondenzen, der Zusammenarbeit mit anderen Nutzern oder Recherchezwecken resultieren. Hinzu kommen gerade bei ganzen Festplatten-Partitionen zahlreiche Programm- und Systemdateien, die nicht notwendig direkt mit der Arbeit der Autorinnen oder des Autoren zusammenhängen. In Fällen, in denen die Dateneigner selbst programmiert haben oder an spezifischen Software(-konfigurationen) oder der Rechnerperipherie Hand angelegt haben, wird die Suche der »archivrelevanten« Daten nochmals zu einer größeren Herausforderung.

All dies ist beim Bestand »Friedrich Kittler« (1943–2011) exemplarisch der Fall, den das DLA 2011 erworben hat, und der mit 1,7 Millionen Dateien und unkonventionellen Speichergewohnheiten die bisherigen Verfahren sprengt.

Der zweite Teil des Beitrages stellt deshalb das softwarebasierte Werkzeug »Indexer« von Jürgen Enge (ZIMT/HAWK Hildesheim) vor, das die Datenanalyse automatisiert und Kittlers Inhalte über einen technologisch breit abgestützten Volltext- und Metadaten-Index in einer modernen Webarchitektur durchsuchbar macht. Es kommen dabei ausschließlich frei verfügbare Komponenten zum Einsatz, so dass eine Nachnutzung auch für andere Bestände möglich ist.

Der Beitrag knüpft an einen ersten Vortrag bei dem Nestor Tagesworkshop zur digitalen LZA in Koblenz an, der auch im Tagungsband »Informatik 2013« publiziert wurde. Sowohl beim Management und der Aufbereitung der Datenträger als auch in der Funktionalität des Werkzeuges haben sich gegenüber diesem Stand wesentliche Weiterentwicklungen ergeben, die eine erneute Präsentation in der Fachöffentlichkeit sinnvoll machen. So wurde etwa kürzlich die National Software Reference Library (NSRL) des NIST erfolgreich eingebunden, mit der 570.000 Anwendungs- und Systemdateien automatisiert identifiziert und gekennzeichnet werden konnten.

 

Archival Information Package

Systemunabhängige Archivierung von Projekten mit PDF/A-3
Dietrich von Seggern, PDF Association

Abstract

Der noch recht neue Standardteil PDF/A-3 innerhalb des etablierten PDF/A-Standards definiert ein Format für die Archivierung beliebiger Dokumentstrukturen, die zu einem Container PDF zusammengefasst werden. Dieser neue Standardteil hat einerseits zu kontroversen Diskussionen geführt, da es PDF/A-3 einerseits ermöglicht, beliebige Dateiformate in eine PDF/A-3-Archivdatei einzubetten. Andererseits wurde der neue Standardteil bereits kurz nach der Veröffentlichung aufgegriffen und praktisch eingesetzt. In diesem Vortrag soll der Stand der Diskussionen zu PDF/A-3 dargestellt werden. Mit Hilfe von realen Anwendungsfällen soll gezeigt werden, wie die zunächst problematische Frage der Fremdformate in PDF/A-3 praktisch gelöst werden kann und warum das sinnvoll ist. Verschiedene Anwendungsszenarien sind daher der Schwerpunkt des vorliegenden Beitrages.

Wir gehören zusammen! Archivalien und ihre Repräsentationen
Angela Ullmann, Parlamentsarchiv des Deutschen Bundestages

Abstract

Unterlagen entstehen heute in analogen oder digitalen Umgebungen. Die Grenzen verschwimmen jedoch immer mehr. Auch analoge Überlieferung kann maschinenlesbar sein. Archivalien sind zunehmend nicht nur in einer, sondern in verschiedenen Formen und Formaten archiviert oder werden im Zuge der Bestandserhaltung in diese migriert. Nur Metadaten können diese Strukturen auf lange Sicht verdeutlichen und die Herkunft und Genese der verschiedenen Repräsentationen eines Archivales aufzeigen. Das Repräsentationenmodell bietet für die Abbildung dieser Strukturen einen guten Ansatz. Bei seiner praktischen Ausgestaltung stehen die Archive und Gedächtnisorganisationen jedoch noch vor vielen Fragen. Einige davon sollen am Beispiel des Parlamentsarchivs des Deutschen Bundestages erläutert werden, wobei der Fokus auf der modellhaften Integration analoger, nach analog migrierter, digitaler und digitalisierter Repräsentationen liegt.

Logisches vs. physisches AIP: Ein Lösungsvorschlag aus Mecklenburg-Vorpommern
Dr. Maria Marten, Landesarchiv Mecklenburg-Vorpommern
Jan Lehmann, Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH

Abstract

Zweifellos ist das Archivinformationspaket, kurz AIP, das zentrale Element bei der Archivierung von digitalen Unterlagen. Jedes Archiv muss sich zuallererst darüber Gedanken machen, was es aufbewahren will und wie die Informationen erhalten werden sollen. Das OAIS-Modell schlägt zwar eine Struktur des AIP vor, es sagt aber nichts darüber, auf welche Weise die einzelnen Bestandteile des AIP miteinander verknüpft werden: ob sie zum Beispiel physisch in einem Container zusammengepackt oder logisch miteinander verbunden sein sollen. Mit der Spezifikation des AIP werden konkrete Anforderungen an die digitale Archivierung gestellt und eine Strategie zur langfristigen Aufbewahrung entworfen. Als ein erster Schritt dahin sollen im Vortrag Vorteile und Nachteile unterschiedlicher Lösungswege betrachtet und ein Datenmodell für Unterlagen vom Typ eAkte zur Diskussion gestellt werden, das versucht, den Anspruch auf Authentizität und Integrität des digitalen Archivale mit bestandshalterischen Maßnahmen zu verbinden.

Konzeptionelle Überlegungen zur Strukturierung von Metadaten digitaler Objekte
Christine Rost, Thüringisches Hauptstaatsarchiv Weimar

Abstract

Durch die Verwendung von Datenaustauschstandards, Metadatenstandards, aber auch Erschließungsrichtlinien, zur inhaltlichen und technischen Beschreibung analoger und digitaler Objekte sind Metadaten gleichsam direkt oder indirekt den inhaltlichen und technischen, vertikalen und horizontalen Ebenen der Objekte logisch zugeordnet. So weist eine Informationseinheit resp. ein Archivpaket unter Anwendung des Repräsentationenmodells nach PREMIS eine hierarchisch-technische Gliederung in Archivpaket mit n Repräsentationen mit wiederum jeweils n Dateien auf. Daneben kann eine hierarchisch-inhaltliche Gliederung treten, wie sie bspw. ausgesonderte E-Akten in XDOMEA aufweisen (Akte mit n Vorgängen mit jeweils n Dokumenten bzw. Vorgang mit n Dokumenten). Jede dieser denkbaren Ebenen eines Objektes muss über Metadaten ausreichend beschrieben werden, damit sie im Laufe der Archivierung erhalten bleibt.

Je nach zu archivierendem Objekttyp und der Entscheidung, welche Metadaten in welchen Systemen (i. d. R. Digitales Magazin und archivisches Fachinformationssystem) vorgehalten werden sollen, ergeben sich in der Praxis zahlreiche Fragen und Schwierigkeiten der Metadatenstrukturierung, die durch die Standards nicht oder nicht eindeutig beantwortet werden. Im Beitrag werden, ausgehend von dem Informationsmodell nach OAIS, einige dieser Aspekte für digitale Objekte vorgestellt und mögliche Lösungen diskutiert. Der Schwerpunkt liegt dabei auf der objektartspezifischen Strukturierung der Metadaten. Eng mit dieser Fragestellung verbunden wird auch der Mehrwert der hierarchischen Metadatenabbildung im Front-end des Digitalen Magazins gegenüber der rein hierarchischen Aufbewahrung der Metadaten (derzeit i. d. R. in XML) thematisiert.

 

Digitaler Lesesaal

Übernahme aus komplexen digitalen Systemen und die Bedeutung der Nutzersicht
Stephanie Kortyla, Sächsisches Staatsarchiv

Abstract

Eine Übernahme von Inhalten aus komplexen, mitunter nicht dokumentbasierten, digitalen Systemen verlangt nach erweiterten Bewertungskriterien sowie ggf. Zugriffsregelungen auf Inhalte. Neben Archivwürdigkeit und Archivfähigkeit treten potentielle Nutzungsformen, da Erscheinungsbild und Bearbeitbarkeit der ursprünglichen Unterlagen nur bedingt erhalten werden können. Die Nutzersicht wird dadurch zu einem Bewertungskriterium. Weder das System als solches bzw. als ein Objekt noch Systemfunktionalitäten können übernommen werden, weshalb eine Menge verschiedener Objekte zur Archivierung vorliegt. Doch gerade Systemfunktionalitäten wie Verlinkungen bilden die Struktur der Inhalte. Zudem erhöhen bspw. Recherche-, Sortier- und Filterfunktionen den Nutzungskomfort. Für eine Übernahme muss insgesamt eine Auswahl (u. a. auf Basis von signifikanten Eigenschaften) getroffen und mit Inhalts- und/oder Funktionsverlust gerechnet werden. Übernommene Inhalte liegen mitunter nicht mehr in gewohnten Formen und nicht mehr ad hoc vor. Daher sind Veränderungen in puncto Nutzersicht und Nutzungskomfort zu erwarten bzw. für bestimmte Nutzergruppen ggf. spezielle Zugriffsregelungen zu treffen.

Im Vortrag sollen dies konkrete Beispiele verdeutlichen und zur Diskussion anregen, welche Bedeutung Nutzersicht und Nutzererwartungen bei der Übernahme und Bewertung von Unterlagen aus komplexen, z. T. nicht dokumentbasierten, digitalen Systemen haben.

Die Autorin befasste sich in ihrer Masterarbeit mit dem Thema „Übernahme aus Ratsinformationssystemen“ in Kooperation mit dem Historischen Archiv der Stadt Köln. Im Vortrag sollen übertragbare Erkenntnisse vorgestellt werden.

Die Erweiterung des Lesesaals zur Nutzung digitaler Archivalien
Henrike Hoff, Thüringisches Hauptstaatsarchiv Weimar

Abstract

Nach der Archivierung ist vor der Benutzung! Die Einführung eines Systems zur Archivierung digitaler Unterlagen ist eine komplexe Aufgabe, die in der Beschaffung von Software und Hardware nur ihren vorläufigen Abschluss findet. Die bewährten Arbeitsabläufe der Archivarinnen und Archivare lassen sich gut auf die Workflows des neuen Systems übertragen, doch wie kommt eigentlich ein Benutzer an die digitalen Archivalien? Neben innovativen Ideen zur Präsentation und Bereitstellung analoger und digitaler Archivalien im Internet ist die Umsetzung der Benutzung vor Ort, im analogen Lesesaal, in der fachlichen Diskussion derzeit noch wenig vertreten. Auch hier müssen Voraussetzungen geschaffen und Arbeitsabläufe aufgezeigt werden. Wie viel Aufwand ist gerechtfertigt? Reicht vorerst ein Provisorium bis der große Ansturm auf die digitalen Archivalien in vielleicht 20 oder 30 Jahren beginnt? Der Vortrag behandelt Vorstellungen, Fragen und Anregungen zu der vielleicht vergleichsweise kleinen Herausforderung der Benutzung digitaler Archivalien im Lesesaal.

Machbarkeitsstudie zum digitalen Lesesaal: Ein gemeinsamer Ansatz der Staatsarchive Basel-Stadt und St.Gallen
Lambert Kansy, Staatsarchiv Basel-Stadt
Martin Lüthi, Staatsarchiv St.Gallen

Abstract

Einführung:
Die Staatsarchive Basel-Stadt und St.Gallen haben in den letzten Jahren den Schwerpunkt der Entwicklung im Bereich der digitalen Archivierung auf die OAIS-Funktionsbereiche Ingest, Archival Storage und Data Management gelegt. Neu rückt der Funktionsbereich Access stark in den Vordergrund, da einmal übernommenes digitales Archivgut und auch Digitalisate analogen Archivguts den verschiedenen Benutzergruppen zur Verfügung gestellt werden müssen.

Inhalt:
Um den Bereich Access zu untersuchen, haben die beiden Archive eine Machbarkeitsstudie erstellt. Im März 2014 werden die Ergebnisse aus dieser Studie vorliegen, welche dann als Basis für eine Ausschreibung nutzbar sein sollen.

Für die Studie haben wir gemeinsam Prozesse entwickelt, Anwendungsfälle entworfen und Benutzertypen definiert, so dass nun die Anforderungen an die Lösungsbausteine, die in ihrer Gesamtheit den digitalen Lesesaal ausmachen, klar sind.

Die Bausteine müssen serviceorientiert und untereinander, über standardisierte und dokumentierte Schnittstellen lose gekoppelt sein. Schließlich sollen neueste Entwicklungen unterstützt werden (Open Data, E-Government, etc.). Zumindest muss die Lösung zu einem späteren Zeitpunkt mit wenig Aufwand um derartige Funktionen erweitert werden können.

Gerne möchten das Staatsarchiv Basel-Stadt und St.Gallen im Arbeitskreis die Studie vorstellen. Es geht vor allem um die Anregung einer Diskussion – den Austausch mit Kollegen: Wie sehen unsere Kolleginnen und Kollegen den Access der Zukunft.

Anforderungen an und Praxisbeispiele für das Rechtemanagement beim Access in der digitalen Archivierung
Felix Akeret, scope solutions ag

Abstract

Mit der digitalen Archivierung wiederholt sich aktuell ein Vorgang, der vor rund zwei Jahrzehnten für die klassische Archivierung von Papierunterlagen beobachtet werden konnte: Ebenso wie bei der damaligen Einführung der Datenbank-gestützten "klassischen" Archivierung konzentrieren sich die meisten Archive in ihren Überlegungen zur digitalen Archivierung zuerst auf die Bestandssicherung, während der Vermittlung zunächst untergeordnete Bedeutung zukommt.

Mit Start der digitalen Archivierung reicht für viele Archive die einfache Formel "DIP = AIP", das heißt Dissemination-Informationspakete entsprechen 1:1 den Archivinformationspaketen im digitalen Magazin. Der Access auf die AIP erfolgt bei dieser Formel durch das Archiv selbst im vollen Zugriff auf das digitale Magazin.

Die Praxis zeigt, dass der Anspruch an die Vermittlung mit steigender Zahl der abliefernden Stellen sowie der durchgeführten Übernahmen ins digitale Magazin rasch ansteigt. Entsprechend wächst beispielsweise der Wunsch nach einer feingranularen Zugriffsregelung auf Basis eines Rechtemanagements auf die digitalen Objekte, ebenso wie die Möglichkeit, DIP kontextbezogen als variierende Teilmenge eines oder mehrerer AIP an die verschiedenen Nutzergruppen auszugeben. Auch kommt der archivstrategischen Option einer frühzeitigen Übernahme von Ablieferungen bereits während der Phase der administrativen Aufbewahrung mehr und mehr Bedeutung zu, indem Archive ihren abliefernden Stellen eine solche frühzeitige Übernahme und Vermittlung ihrer Daten als Dienstleistung anbieten möchten.

Das Referat behandelt praxisnah das Rechtemanagement für den Zugriff auf digitale Objekte im Rahmen des digitalen Lesesaals. Gezeigt werden Konzepte und Ansätze zur Lösung dieser Thematik im Rahmen des Access zur digitalen Archivierung nach OAIS anhand von Praxisbeispielen deutscher ebenso wie internationaler Archive (Slowenien, Rumänien, Oman) und deren Projektumsetzungen.

Sofia – a tool for access to digital born data and documents
Lone Smith Jespersen, Danish National Archives København

Abstract

Sofia is The Danish National Archives’ tool for access to digital born records, and the speaker has been a leading part of the development from the start. The partly automatically, partly manually process of transforming an AIP (according to the Danish standard) to a DIP will be described, and screen dumps will be shown. The user interface will be shown, including a new web-application, and plans and challenges for the future will be mentioned.

Nutzung von Daten im Ursprungsformat
Andreas Hirtzel, H&T Greenline GmbH
Jürgen Tabert, H&T Greenline GmbH

Abstract

Eine Herausforderung bei der Archivierung digitaler Daten stellt die langfristige Erhaltung der Benutzbarkeit dar, besonders wenn die ursprünglichen Programme nicht mehr zur Verfügung stehen bzw. auf aktuellen Plattformen nicht mehr zu benutzen sind. Nicht alle diese Daten lassen sich ohne Verluste in derzeit akzeptierte Archivierungsformate konvertieren. Verschärft wird dieser Zustand durch die Tatsache, dass der Prozess der Entstehung neuer bzw. des Verschwindens bestehender Formate sich weitgehend der Kontrolle der Archive entzieht.

Wir gehen nicht davon aus, dass es langfristig betrachtet eine Möglichkeit geben wird, alle zu archivierenden Formate in einem universellen Werkzeug zu nutzen.

Eine Möglichkeit sich des Problems zu nähern stellen dabei bereits verfügbare Virtualisierungstechniken dar. Wir betrachten zwei mögliche Ansätze für client- bzw. serverbasierte Lösungen.

Exkurs: Digitale Magazine ohne eigenen Speicher. Wie man die Integrität „fremdgespeicherter“ Archivalien sicherstellen kann
Prof. Dr. Stefan Lucks, Bauhaus-Universität Weimar

Abstract

Das Problem
Man stelle sich ein Digitales Magazin ohne eigenen Speicher vor. Alle in das Magazin aufgenommenen Daten, auch die Metadaten, werden bei einem Dienstleister gespeichert. Zugriffe auf das Magazin erfolgen über den Dienstleister. Die wesentliche Frage ist die Folgende: Können sich die Betreiber des Magazins davon überzeugen – und Dritten gegenüber belegen –, dass der Dienstleister keine Daten der Kopie verändert oder gelöscht hat? Das geschilderte Szenario – ein Digitales Magazin, dessen Speicher nur bei einem nicht voll vertrauenswürdigen externen Dienstleister angesiedelt ist – kann man als extrem ansehen bzw. ablehnen. Immerhin gibt es bereits vergleichbare Ansätze für elektronische Zeitschriften. Die oben erwähnte “wesentliche Frage” taucht aber bei der Katastrophenvorsorge wieder auf. Ein Vorteil von Digitalen Magazinen gegenüber klassischen physikalischen Archiven ist die Kopierbarkeit von Daten ohne Qualitätsverlust. Tritt eine Katastrophe ein, kann man das Magazin aus einer externen Kopie wiederherstellen. Zur Katastrophenvorsorge muss die externe Kopie ständig um alle Neueinträge ergänzt werden. Kann man den Inhalt des Magazins zwar wiederherstellen, aber letztlich nicht darlegen, dass die Daten vollständig und unverfälscht sind, ist trotz der Vorsorge doch ein gravierender Schaden entstanden. Analog zu der Frage nach der Ehrlichkeit externer Dienstleister sollte man auch die Frage der Archivbenutzer nach der Ehrlichkeit der Archivare bzw. der Archivbetreiber überzeugend beantworten können: Kann man sich auch Jahre oder Jahrzehnte nach der Archivierung darauf verlassen, dass die Daten von niemandem manipuliert wurden?

Eine Lösung
In diesem Beitrag wird eine Lösung des Problems mit Hilfe von kryptographischen Hashfunktionen und der Verkettung von Hash-Werten vorgestellt, analog zu Hash-Ketten,. Der naive Einsatz einer einzigen Hash-Kette wäre allerdings zu ineffizient, da deren Länge der Anzahl aller je archivierten Datenpakete entsprechen würde. Die vorgestellte Lösung basiert auf einer Hierarchie von Hash-Ketten entsprechend einem Hash-Baum. Sie ist deutlich einfacher und effizienter als ein möglicher anderer Lösungsansatz mit Hilfe digitaler Unterschriften.

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