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Die Benennung der "Europäischen Kulturhauptstadt" soll dazu beitragen, den Reichtum, die Vielfalt und die Gemeinsamkeiten des kulturellen Erbes in Europa herauszustellen und ein besseres Verständnis der Bürger Europas füreinander zu ermöglichen.
Rechtsgrundlage für die Benennung ist der Beschluss 1419/1999/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 25. Mai 1999 über die Einrichtung einer Gemeinschaftsaktion zur Förderung der Veranstaltung "Kulturhauptstadt Europas" für die Jahre 2005 bis 2019.
Dem Beschluss entsprechend gilt für die Benennung der "Kulturhauptstadt Europas" seit 2005 folgendes Verfahren (Artikel 2):
Die Bewerbung soll deshalb ein europäisches Kulturprojekt beinhalten, das einem besonderen Thema mit europäischer Dimension entspricht und sich im Wesentlichen auf die kulturelle Zusammenarbeit gemäß den in Artikel 151 (vormals Artikel 128) EG-Vertrag vorgesehenen Zielen und Maßnahmen stützt. Dieses Projekt kann gemeinsam mit anderen europäischen Städten durchgeführt werden.
In der Bewerbung ist insbesondere darzustellen, wie durch das angegebene Thema folgende Ziele erreicht werden sollen (Artikel 3):
An dieser Gemeinschaftsinitiative können europäische Drittländer teilnehmen. Zudem kann jedes dieser Länder eine Stadt als "Kulturhauptstadt Europas" benennen und sollte diese dem Europäischen Parlament, dem Rat, der Kommission und dem Ausschuss der Regionen bekannt geben. Der Rat erklärt einstimmig auf Empfehlung der Kommission eine der benannten Städte offiziell für ein Jahr zur Kulturhauptstadt Europas. Zu berücksichtigen ist, dass eine Vorbereitungszeit von vier Jahren angestrebt wird (Artikel 4).
Jede Stadt erarbeitet ein Kulturprogramm, das die Kultur und das Kulturerbe der Bewerberstadt sowie ihren Platz im gemeinsamen Kulturerbe herausstellt. Teil des Kulturprogramms sind Kulturschaffende aus anderen europäischen Ländern mit dem Ziel, eine dauerhafte Zusammenarbeit zu etablieren (Artikel 5).
Die Kommission erstellt alljährlich einen Bericht mit der Bewertung der Vorjahresergebnisse. Dieser Bericht wird dem Europäischen Parlament, dem Rat und dem Ausschuss der Regionen vorgelegt. Sie kann darüber hinaus Vorschläge zur Überarbeitung des Beschlusses unterbreiten, die aus ihrer Sicht für die reibungslose Durchführung der Aktion erforderlich erscheinen (Artikel 6).
Die Europäische Union kann über ihr Rahmenprogramm "Kultur 2000" einen finanziellen Beitrag zur "Kulturhauptstadt Europas" leisten, indem sie die eine oder andere Veranstaltung des Festprogramms unterstützt, die eine europäische Dimension besitzt.
Ab 2009 wird bei der Benennung der Kulturhauptstadt der Erweiterung der Europäischen Union auf 27 Mitgliedstaaten Rechnung getragen (Liste in Anhang I des Beschlusses Nr. 649/2005/EG). Die zeitliche Abfolge allerdings kann von den betreffenden Mitgliedstaaten einvernehmlich geändert werden.