Inhalt

Informationen für Behörden

Registratur voll? Höchste Zeit, sich bei den Archivaren der Thüringischen Staatsarchive zu melden!

Behörden, Gerichte und sonstige Stellen des Landes Thüringen sowie der Aufsicht des Landes Thüringen unterstehende Einrichtungen sind laut Thüringer Archivgesetz verpflichtet, alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfristen ausgelaufen sind, dem zuständigen Thüringischen Staatsarchiv anzubieten. Diese Anbietungspflicht regelt insbesondere das Thüringer Archivgesetz sowie die Richtlinie über die Aufbewahrung von Akten und sonstigem Schriftgut in der Verwaltung des Freistaats Thüringen. Auch Bundeseinrichtungen unterliegen in der Regel dieser Anbietungspflicht gegenüber den Thüringischen Staatsarchiven.

Die Anbietung, Bewertung und Übernahme von Schriftgut ist ein mehrstufiges Verfahren. Das folgende Ablaufschema soll Ihnen zur Orientierung dienen. In Absprache mit dem betreuenden Archivar sind abweichende Regelungen möglich.

1. Welches Thüringische Staatsarchiv ist für Ihre Behörde zuständig? Wer ist Ihr Ansprechpartner?

Die Zuständigkeit der sechs Thüringischen Staatsarchive regelt die

Thüringer Verordnung über die Zuständigkeit der Staatsarchive vom 7. Juni 1994.

2. Anbietung von Unterlagen an das zuständige Staatsarchiv

Nähere Informationen zur Anbietung entnehmen Sie dem

Merkblatt zur Anbietung von Unterlagen sowie den Mustertabellen zur Erstellung von Aussonderungsverzeichnissen.

Kontaktieren Sie vor jeder Aktenanbietung den für Ihre Behörde zuständigen Archivar! Dieser entscheidet über das geeignete Anbietungsverfahren.

Die Anbietung erfolgt nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

- in der Regel durch Einzelauflistung der Unterlagen in einem Aussonderungsverzeichnis (siehe Mustertabellen).

- als summarische Anbietung im Ausnahmefall z.B. bei massenhaft gleichförmigen Akten

Ausnahmen von der Anbietung:

- auf Grundlage von Kassationsvereinbarungen (vereinfachte Kassation) mit dem zuständigen Staatsarchiv können Unterlagen ohne Anbietung vernichtet werden

- auf Grundlage von Übernahmevereinbarungen wird beim normierten Bewertungsverfahren eine Auswahl von Akten übernommen

- auf Grundlage von Übernahmevereinbarungen werden alle Unterlagen übernommen

3. Bewertung

Das Staatsarchiv prüft die angebotenen Unterlagen auf Archivwürdigkeit. Dies geschieht im Benehmen mit der Behörde, d.h. für Hinweise auf möglicherweise archivwürdige Unterlagen sind die Archivare dankbar. Archivwürdig sind Unterlagen, die als Quellen für die Forschung oder der Rechtswahrung dienen. Gegebenenfalls müssen die Archivare die angebotenen Unterlagen vor Ort einsehen, um ihre Bewertungsentscheidung treffen zu können.

Die Bewertungsentscheidung wird Ihnen schriftlich mitgeteilt. Die als archivwürdig eingestuften Unterlagen sind dem Staatsarchiv zu übergeben. Die übrigen Unterlagen – sofern keine Sonderregelungen getroffen werden – sind von Seiten des Staatsarchivs zur Vernichtung freigegeben.

4. Übergabe des Archivguts

Das Archivgut wird in der Behörde zur Übergabe vorbereitet. Es sind ein Ablieferungsverzeichnis und ein Übergabeprotokoll zu erstellen und die Akten werden technisch bearbeitet, beschriftet und verpackt.Für den Transport der Unterlagen ist die abgebende Stelle verantwortlich. Nähere Informationen zur Übergabe bietet Ihnen das

Merkblatt zur Übergabe von Archivgut.

Papierloses Büro? - Die Herausforderungen des digitalen Zeitalters

Dies sei vorausgeschickt: Auch digitale Daten sind anbietungspflichtig. Bitte bedenken Sie dies bereits bei der Einführung von EDV-Anwendungen und fragen Sie bei Ihrem zuständigen Archiv nach. Eine Orientierung geben Ihnen unsere

Empfehlungen zur Anbietung und Übergabe elektronischer Unterlagen.

Freistaat Thüringen - Die Thüringischen Staatsarchive

Servicelinks

Suche

Navigationsmenü

Inhalt

Informationen für Behörden

Registratur voll? Höchste Zeit, sich bei den Archivaren der Thüringischen Staatsarchive zu melden!

Papierloses Büro? - Die Herausforderungen des digitalen Zeitalters

Gesetzliche Vorschriften und Behördenzuständigkeiten

Merkblätter und Empfehlungen

Mustertabellen von Aussonderungsverzeichnissen

Von der Registratur ins Archiv